Integritetspolicy - HLL

Integritetspolicy

Version 2018 05 25_01 Uppdaterad 2018 05 25

 

1. INLEDNING

HLL Hyreslandslaget (”HLL”) värnar om din personliga integritet. Det är viktigt för oss att du ska känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. Denna integritetsskyddspolicy gäller för dig som på något sätt nyttjar de tjänster eller produkter som omnämns nedan, eller som är kontaktperson för en leverantör till HLL eller söker anställning hos oss.  I denna policy redogör vi för hur och varför vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har enligt gällande personuppgiftslagstiftning.

 

2. PERSONUPPGIFTSANSVARIG

HLL är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som samlas in i samband med att du använder HLL:s tjänster och produkter eller om du i egenskap av kontaktperson för en kund eller leverantör kommer i kontakt med oss samt om du söker anställning hos oss.

Nedan finner du HLL:s kontaktuppgifter:

HLL Hyreslandslaget AB, org. nr. 556835-1745

Lerkrogsvägen 4, 126 79, Hägersten

08-449 22 30

Vid frågor om HLL:s behandling av dina personuppgifter, vänligen skicka ett mejl till personuppgifter@hllab.se.

 

3. TYPER AV PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS

Inledning

Nedan följer en sammanfattning av vilka personuppgifter som samlas in, för vilka ändamål personuppgifterna behandlas och på vilken laglig grund behandlingen utförs.

 

Du som är kund eller företräder en kund till HLL i vid besök på våra depåer

Vi samlar in ditt namn, e-postadress, telefonnummer, adress och ditt organisationsnummer eller personnummer beroende på om du är företags- eller privatkund/enskild firma. Vi behandlar dessa uppgifter för att fullgöra avtalet med dig, tillhandahålla service samt för att i övrigt utöva våra rättigheter och skyldigheter under avtalet. Vi kan även komma att behandla en kopia av ditt ID, dessa uppgifter behandlas för att vi ska kunna identifiera dig på ett säkert sätt när du använder våra tjänster.

För kontaktpersoner hos företag utförs behandlingen med en intresseavvägning som laglig grund, där HLL:s berättigade intresse är att utöva sina rättigheter och skyldigheter under avtalet med kunden och ge kunden god service.

För enskilda firmor och privatkunder är den lagliga grunden avtal då behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig. I den utsträckning viss behandling inte är direkt nödvändig för att fullgöra avtalet sker den med stöd av en intresseavvägning, där HLL:s berättigade intresse exempelvis är att kunna ge våra kunder god service.

Vi kan också komma att göra en kreditupplysning för att säkerställa din betalningsförmåga. Behandlingen är baserad på en intresseavvägning där HLL:s berättigade intresse är att bedöma möjligheten att erhålla betalning.

 

Du som använder HLL:s applikationer

HLL samlar in ditt namn, mejladress samt uppgift om vilken kund du företräder när du använder applikationen. Vi behöver behandla dessa uppgifter för att kunna registrera ditt konto och tillhandahålla de tjänster som applikationen medför. HLL behandlar även ditt telefonnummer för att kunna skicka ett textmeddelande om att vi är på väg när du för kundens räkning har beställt retur av en hyrd produkt. Behandlingen utförs med en intresseavvägning som laglig grund, där HLL:s berättigade intresse är att HLL (självt genom sina koncernbolag eller samarbetspartners) ska kunna fullgöra avtalet med dig eller kunden och erbjuda god service.

Om du har tillåtit platstjänster i appen, t.ex. för att hitta närmaste depå eller för att beställa retur av en produkt, behandlar HLL uppgift om din plats. Platsuppgiften behandlas enbart av HLL när du använder någon av nämnda funktioner och du kan när som helst slå av platstjänster i din mobiltelefon. Behandlingen utförs med en intresseavvägning som laglig grund, där HLL:s berättigade intresse är att kunna tillhandahålla en effektiv tjänst.

HLL registrerar uppgift om din senaste inloggning i appen. HLL registrerar denna uppgift i max 12 månader i syfte att erbjuda hjälp för nya användare att komma igång samt att säkerställa att HLL inte sparar konton som inte längre används. Behandlingen utförs med en intresseavvägning som laglig grund, där HLL:s berättigade intresse är att kunna utföra nyss nämnda åtgärder.

Om du har beställt retur eller nyttjat en annan tjänst inom ramen för appen sparar vi även uppgift om detta i den utsträckning som det är nödvändigt för att HLL ska kunna uppfylla sina skyldigheter och utöva sina rättigheter gentemot kunden. Behandlingen utförs med en intresseavvägning som laglig grund, där HLL:s berättigade intresse är att HLL (självt eller genom sina koncernbolag) ska kunna fullgöra avtalet med dig eller kunden och erbjuda god service.

 

Du som besöker HLL:s hemsida

När du besöker HLL:s hemsida behandlar vi din IP-adress. På hemsidan använder vi cookies för att optimera funktioner samt kunna genomföra analyser på aggregerad data under besöket på vår hemsida så som klickbeteenden och enhetsinformation. Detta för att göra våra tjänster mer användarvänliga, utveckla digitala funktioner och förbättra vårt kunderbjudande. Behandlingen sker med stöd av en intresseavvägning, där HLL:s berättigade intresse är att följa upp, utvärdera användningen och ge anpassad marknadsföring i våra digitala kanaler.

 

Marknadsföring

Vi kan även komma att använda din mejladress och telefonnummer som vi samlar in från dig som kund eller användare av vår applikationer för att skicka nyhetsbrev och erbjudanden om varor/tjänster som ingår i HLL:s sortiment. Du har rätt att motsätta dig marknadsföringen och du kan dessutom när som helst välja att avregistrera dig från våra nyhetsbrev och marknadsföringsmejl. För att avregistrera dig, vänligen kontakta HLL på personuppgifter@hllab.se eller använd länken för avregistrering som finns i varje nyhetsbrev/mejl. Behandlingen utförs med en intresseavvägning som laglig grund, där HLL:s berättigade intresse är att marknadsföra sig mot sina kunder.

 

Du som anmäler dig till HLL:s kurser, seminarier, event, och/eller nyhetsbrev

Om du har anmält dig till HLL:s kurser, seminarier, event och/eller nyhetsbrev behandlar vi ditt namn och din mejladress för att kunna skicka dig information, inbjudningar och nyhetsbrev. Behandlingen sker med stöd av en intresseavvägning, där HLL:s berättigade intresse är att kunna utföra den tjänst som har beställts av den registrerade.

 

Du som är en leverantör eller företräder en leverantör till HLL

Om du företräder en av HLL:s leverantörer behandlar vi ditt namn, telefonnummer,               e-postadress och uppgift om din arbetsgivare. Dina personuppgifter behandlas för att HLL ska kunna administrera sina avtalsåtaganden gentemot leverantören, och i övrigt för att kunna utöva sina rättigheter och skyldigheter under avtalet med leverantören. Behandlingen utförs med en intresseavvägning som laglig grund, där HLL:s berättigade intresse är att kunna utöva sina rättigheter och skyldigheter under avtalet med leverantören.

Om du genom din enskilda firma är en leverantör till HLL behandlar vi, utöver nämnda uppgifter ovan, även ditt organisationsnummer (som tillika är ditt personnummer). Den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är att den är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig. I den utsträckning viss behandling inte är direkt nödvändig för att fullgöra avtalet sker den med stöd av en intresseavvägning, där HLL:s berättigade intresse är att kunna upprätthålla en god relation med sina leverantörer.

 

Du som söker jobb hos HLL

När du söker anställning hos HLL behandlar vi de uppgifter du delar med dig av i din ansökan, vilket vanligtvis brukar innefatta namn, telefonnummer, e-postadress, adress, CV och personligt brev. Om du går vidare i vår rekryteringsprocess kommer HLL att behandla information som inhämtas från referenser och föra intervjuanteckningar om dig.

 

Uppgifterna behandlas av HLL för att bedöma din lämplighet för tjänsten och för att i övrigt genomföra rekryteringsprocessen, samt svara på dina eventuella frågor om rekryteringsprocessen under viss tid efter att denna slutförts. Behandlingen av dina personuppgifter utförs med stöd av en intresseavvägning som laglig grund, där HLL:s berättigade intresse är att kunna behandla din ansökan och i övrigt genomföra rekryteringsprocessen och kommunicera med dig om denna.

 

4. VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA UPPGIFTER MED?

HLL kan komma att överföra eller tillgängliggöra dina personuppgifter till HLL:s leverantörer, t.ex. transportörer och leverantörer av olika IT-tjänster. Dessa mottagare har endast rätt att behandla dina personuppgifter för HLL:s räkning i samband med att de utför en tjänst för HLL, t.ex. att hämta varor för HLL:s räkning eller svara för drift av HLL:s servrar. HLL vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå.

HLL kan även komma att dela dina personuppgifter med sina koncernbolag, om det är nödvändigt för att koncernbolaget ska kunna uppfylla ett avtal med kund.

HLL kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till myndighet om vi är skyldiga att göra det enligt lag. För det fall att hela eller delar av HLL:s verksamhet avyttras kan HLL komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

Om HLL anlitar ett rekryteringsbolag kan HLL komma att dela vissa personuppgifter med rekryteringsbolaget i samband med rekryteringsprocessen. Vänligen notera att HLL inte ansvarar för uppgifter som samlats in självständigt av ett anlitat rekryteringsbolag och som rekryteringsbolaget behandlar för sin egen räkning.

 

5. ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER UTANFÖR EU/EES

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom EU/EES, men kan även komma att överföras till länder utanför EU/EES i samband med att HLL använder externa tjänsteleverantörer enligt punkt 4 ovan. I de fall skyddsåtgärden består i att tjänsteleverantören har undertecknat vissa av EU-kommissionen godkända standardavtalsklausuler kan du erhålla en kopia av dessa standardavtalsklausuler genom att kontakta oss på personuppgifter@hllab.se.

 

6. HUR LÄNGE SPARAR VI DINA UPPGIFTER

Kund- och leverantörsuppgifter behandlas så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna samlades in.

Om du har beställt nyhetsbrevet behandlar vi dina uppgifter för detta ändamål till dess att du väljer att avregistrera dig.

Ditt namn, mejladress och telefonnummer som behandlas inom ramen för appen sparas så länge som du har ett aktivt konto registrerat. Om du inte loggar in i appen under en sammanhängande period om tolv (12) månader kommer HLL att stänga ditt konto och radera dina personuppgifter, med undantag för att vi kan komma att spara dina personuppgifter under en längre tid om det är nödvändigt för att HLL ska kunna uppfylla ett avtalsrättsligt åtagande gentemot kunden eller för att HLL i övrigt ska kunna tillvarata sina rättigheter.

De platsuppgifter som registreras via GPS när du använder tjänsten ”Hitta närmaste depå” raderas från våra system när du stänger tjänsten. Den platsuppgift som du kan välja att registrera med hjälp av GPS när du bokar en retur sparas i logistikordern för returen i den utsträckning som det är nödvändigt för att genomföra returen.

För övriga kunder och kontaktpersoner hos kunder kan vi komma att behandla din e-postadress för att skicka nyhetsbrev och marknadsföring så länge som vi har ett pågående kundförhållande med dig eller den kund som du företräder, dock inte längre än 18 månader efter slutleverans av din/kundens senaste beställning av tjänst/produkt, förutsatt att du inte dessförinnan har motsatt dig mottagande av sådana marknadsföringsmejl.

Om du besöker vår hemsida behandlar vi din IP-adress i 3 månader.

HLL sparar personuppgifter om de kandidater som inte erbjudits anställning i upp till två månader efter det att rekryteringsprocessen är slutförd. Syftet med att spara uppgifterna under denna tid är för att HLL ska ha möjlighet att svara på dina frågor om rekryteringsprocessen. Om du vill att HLL ska spara dina uppgifter för framtida rekryteringar kommer vi att inhämta ett särskilt samtycke för detta. Vi kommer då att spara dina uppgifter för framtida rekryteringsbehov under den tid som anges i samtycket.

HLL kan även komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag, t.ex. bokföringslagen, eller för att HLL ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

 

7. DINA RÄTTIGHETER

Du har vissa lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. För fullständig information om dina rättigheter, vänligen se Dataskyddsförordningen.

(a)      Rätt till tillgång/registerutdrag. Du har rätt att få svar på huruvida HLL behandlar personuppgifter om dig. Om så är fallet har du rätt till information om bl.a. vilka personuppgifter som behandlas, ändamålen med behandlingen, vilka externa mottagare som tar del av dina personuppgifter och hur länge vi sparar dina personuppgifter.

(b)     Rättelse av felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att HLL korrigerar felaktig eller icke komplett information om dig själv.

(c)      Radering av vissa uppgifter. Du har rätt att begära att HLL raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för.

(d)     Rätt att göra invändningar mot HLL:s behandling av personuppgifter. Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot HLL:s behandling av dina personuppgifter.

(e)      Rätt att invända mot direktmarknadsföring. Du har rätt att när som helst invända mot att HLL behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring. Om du invänder mot sådan behandling ska HLL utan onödigt dröjsmål upphöra med all direktmarknadsföring till dig.

(f)      Rätten till dataportabilitet. Du kan ha rätt att begära en kopia av de personuppgifter som du har tillhandahållit HLL i ett strukturerat, allmän använt och maskinläsbart format. Du har även rätt att begära att HLL överför dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet gäller dock endast för de personuppgifter som behandlas på automatiserad väg, och som grundas på ditt samtycke eller avtal där du är part.

(g)      Rätt till begränsning av behandling dina personuppgifter. Du har rätt att begära en begränsning av HLL:s behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger HLL möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.

(h)     Klagomål. Om du har klagomål avseende HLL:s behandling av dina personuppgifter, har du rätt att inge sådant klagomål till Datainspektionen.

Om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta HLL på personuppgifter@hllab.se.

 

8. ÄNDRINGAR I INTEGRITETSPOLICYN

HLL förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid tillgänglig på vår hemsida. Om en ny version innehåller väsentliga förändringar kommer vi att meddela dig.